• yadas9

14 ข้อดีการใช้ IT Outsource


บริษัทผู้ให้บริการด้านไอทีส่วนใหญ่มักไม่ทราบว่าควรสร้างทีมไอทีอย่างไรให้มีทักษะความเชี่ยวชาญมากพอที่จะก่อให้เกิดการบริหารจัดการไอทีที่มีความยืดหยุ่นสูงสุดและสามารถควบคุมโครงสร้างพื้นฐาน (Infrastructure) ได้ ดังนั้นการจ้างพนักงานไอทีแบบ Outsource (Outsourcing IT) จึงเป็นหนึ่งในการแก้ปัญหาให้บริษัทอย่างเพียงพอ โดยไม่ต้องลงทุนจ้างพนักงานไอทีแบบประจำ หรือลงทุนในทรัพยากรที่ใช้ในระยะสั้น ซึ่งบทความนี้จะกล่าวถึงข้อดีของการจ้างพนักงานไอทีแบบ Outsource และประโยชน์ที่มีต่อธุรกิจ


IT Outsourcing คือ การบริการส่งพนักงานไอทีที่มีทักษะความสามารถที่ช่วยแก้ปัญหา หรือตอบสนองความต้องการของธุรกิจ (IT Support Services) ซึ่งพนักงานไอทีคนนั้น ๆ จะถูกจัดจ้างไปทำงานให้แก่บริษัทอื่น หากบริษัทผู้ใช้บริการไม่มีพนักงานไอทีที่มีทักษะหรือความสามารถตามต้องการ บริษัทนั้นจึงใช้บริการ IT Outsource เพื่อที่จะหาพนักงานผู้เชี่ยวชาญไอทีมาแก้ปัญหา หรือตอบสนองความต้องการของธุรกิจนั่นเอง

เมื่อบริษัทค้นหาผู้ให้บริการที่สามารถตอบโจทย์ทางธุรกิจได้ บริษัทควรตรวจสอบให้มั่นใจว่าผู้ให้บริการนั้นมีความน่าเชื่อถือ มีมาตรฐานการรับรอง สามารถช่วยธุรกิจได้ทันทีเมื่อมีความต้องการ รวมไปถึงเทคโนโลยีที่ทันสมัย และหากบริษัทเลือกผู้ให้บริการแล้วนั้น การทำสัญญาบริการ IT Support ก็ควรระบุรายละเอียดต่าง ๆ ไว้อย่างครบถ้วน


บริการ IT Support นับเป็นบริการด้านไอทีที่ถูกออกแบบเพื่อนำเสนอการส่งพนักงานไอทีจากบริษัทผู้ให้บริการไปให้บริษัทผู้ใช้บริการภายใต้ช่วงเวลาสั้น ๆ ผ่านทั้งการดูแลระยะไกล (Remote Monitoring) หรือการปฏิบัติงานในพื้นที่ (On-site) ภายใต้อัตราค่าแรงต่อชั่วโมง หากบริษัทมีความต้องการพนักงานไอทีในระยะยาวก็อาจเลือกจ้างพนักงานไอทีแบบประจำ ซึ่งเงื่อนไขการจ้างจะมีความซับซ้อนมากกว่าการ Outsource เนื่องจากเป็นตำแหน่งระยะยาวที่ต้องดูแลระบบเทคโนโลยีของทั้งบริษัท และมักมีข้อจำกัดในการทำงานจากสัญญารักษาความลับ ดังนั้นการจ้างพนักงานไอทีแบบ Outsource จึงช่วยให้บริษัทไม่ต้องกลัวความลับภายในบริษัทจะรั่วไหล จึงสามารถกล่าวได้ว่าประโยชน์ของการใช้บริการไอทีเอาต์ซอร์สมีมากมายหลายประการ ดังนี้


ข้อดีการใช้ IT Outsource


1. ยืดหยุ่นในการจ้างพนักงาน

การใช้บริการ IT Outsource ช่วยให้บริษัทสามารถเพิ่มลดจำนวนพนักงานไอทีที่มีความเชี่ยวชาญในเรื่องเฉพาะได้เท่าที่ต้องการ ดังนั้นจำนวนพนักงานไอทีของบริษัทจะสามารถถูกปรับเปลี่ยนให้เหมาะสมได้ความต้องการของธุรกิจภายใต้สัญญาที่ทำไว้ เพราะบริษัทสามารถเลือกได้ว่าจะจ้างหรือไม่จ้างพนักงานคนใดต่อเมื่อครบกำหนดสัญญา


2. อิสระจากข้อผูกมัดระยะยาว

การใช้บริการ IT Outsource ช่วยให้บริษัทไม่ต้องกังวลเรื่องสัญญาหรือข้อผูกมัดระยะยาวหากมีการเปลี่ยนแปลงบางรูปแบบ เช่น การให้พนักงานออกจากงาน เพราะหากเป็นพนักงานรูปแบบ Outsource บริษัทเพียงทำตามสัญญาที่ทำไว้กับผู้ให้บริการ แต่หากเป็นพนักงานประจำอาจมีจำนวนข้อบังคับที่มากกว่า


3. ง่ายต่อการเข้าถึงเทคโนโลยี

เมื่อบริษัทเผชิญกับปัญหา ผู้ให้บริการ IT Outsource สามารถอำนวยความสะดวกให้แก่บริษัทด้วยการส่งพนักงานไอทีที่สามารถแก้ปัญหาด้านเทคโนโลยีเรื่องนั้น ๆ ได้ โดยปราศจากความกังวลว่าข้อมูลจะรั่วไหล


4. ลดต้นทุนค่าพนักงาน

บริษัทสามารถจ่ายค่าจ้างเท่าที่บริษัทต้องการ ซึ่งการใช้บริการ Outsource พนักงานไอทีจะช่วยลดต้นทุนค่าแรงโดยไม่ต้องมีข้อผูกมัดของพนักงานประจำ และลดการลงทุนในทรัพยากรที่ไม่ได้ใช้ในระยะยาว


5. ควบคุมการตัดสินใจเกี่ยวกับไอทีได้มากขึ้น

การออกไปปฏิบัติงานนอกสถานที่ของพนักงานไอทีแบบประจำ อาจทำให้ยากต่อการควบคุมการตัดสินใจรวมถึงการรั่วไหลของข้อมูลบริษัทด้วย หากแต่เป็นพนักงานไอทีแบบ Outsource จะสามารถควบคุมการตัดสินใจเกี่ยวกับไอทีและข้อมูลต่าง ๆ ได้ดีมากขึ้น เนื่องจากถูกจ้างมาเพื่อโครงการใดโครงการหนึ่งอย่างชัดเจน


6. ได้รับคุณภาพการบริการที่ดีผ่านผู้เชี่ยวชาญ

บริษัทสามารถปฏิบัติงานได้รวดเร็วและมีประสิทธิภาพ ผ่านการใช้บริการ IT Outsource เนื่องจากความเชี่ยวชาญและบริการที่ถูกออกแบบมาอย่างเหมาะสมของ IT Outsourcing


7. ให้บริการได้ไม่จำกัดเรื่องสถานที่

บริษัทสามารถเปลี่ยนสถานที่ปฏิบัติงานของแต่ละโครงการได้ เนื่องจากบริการ IT Outsource สามารถจัดหาพนักงานไอทีในพื้นที่ต่าง ๆ ตามที่ธุรกิจมีความต้องการ

8. สร้างโอกาสในการเกิดนวัตกรรม

การปฏิบัติงานของพนักงานไอทีแบบประจำ อาจต้องมีงานเอกสารรวมถึงงานรายละเอียดยิบย่อยอันส่งผลให้พนักงานไอทีแบบประจำไม่มีช่วงเวลาที่สามารถศึกษาหาความรู้ หรือคิดค้นนวัตกรรม แต่หากเป็นช่วงเวลาของพนักงานไอทีแบบ Outsource จะมีโอกาสที่ทำให้เกิดนวัตกรรมหรือสิ่งใหม่ได้มากกว่า


9. ช่วยฟื้นฟูจากสถานการณ์เลวร้ายไม่คาดฝัน

พนักงานไอทีที่มีทักษะจะสามารถให้ความไว้วางใจกับพนักงานในบริษัทหากเกิดเหตุขัดข้องกับคอมพิวเตอร์ได้ โดยจะช่วยลดความกังวลของผลกระทบ เช่น การสูญเสียผลผลิต การรักษาความปลอดภัยข้อมูล การสูญหายของข้อมูล กล่าวคือ ข้อกังวลจะลดลงหากได้ บริการ IT Outsource ที่กู้คืนระบบได้อย่างรวดเร็วและทันท่วงที


10. มีเวลาโฟกัสธุรกิจหลัก

การบริหารจัดการเรื่องระบบเทคโนโลยีในองค์กรอาจส่งผลกระทบต่อเวลาในการดำเนินธุรกิจหลัก โดย IT Outsource สามารถช่วยให้ธุรกิจสามารถมีเวลาโฟกัสวิสัยทัศน์ของธุรกิจหลักโดยไม่ต้องกังวลเรื่องความยุ่งยากของงานไอทีที่เกิดขึ้น


11. ลดความเสี่ยงขององค์กร

การใช้บริการ Outsource พนักงานไอทีเป็นหนึ่งในวิธีการลดความเสี่ยงขององค์กร เพราะบริษัทผู้ให้บริการ Outsource พนักงานไอทีนั้นจะมีความเชี่ยวชาญ ความเข้าใจในการรักษาความปลอดภัยข้อมูล รวมถึงประเด็นปัญหาต่าง ๆ ที่บริษัทอาจเผชิญ


12. ปฏิบัติตามแนวทางและรักษาความปลอดภัยข้อมูล

พนักงานไอทีที่ผู้ให้บริการสรรหามามักมีทักษะและความรู้ในการดูแลรักษาระบบโครงสร้างพื้นฐานทางเทคโนโลยีขององค์กร พร้อมทั้งยังรู้ข้อควรปฏิบัติต่าง ๆ ในอุตสาหกรรม และการรักษาความปลอดภัยข้อมูลอีกด้วย อาทิ HIPAA (Health Insurance Portability And Accountability Act) ซึ่งคือ กฏหมายที่คุ้มครองข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการรักษาพยาบาลของผู้ป่วยในทุกรูปแบบ และ SOX (Sarbanes Oxley act) ซึ่งเป็นกฎหมายที่ตราขึ้นบังคับใช้เพื่อป้องกันปัญหาด้านบัญชีการเงินที่ผิดพลาดและการฉ้อโกงภายในให้กับผู้ถือหุ้นและสาธารณชนทั่วไป นอกจากนี้ยังมี PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard) ซึ่งหมายถึงกลุ่มของมาตรฐานด้านความมั่นคงปลอดภัยที่ออกแบบมาสำหรับทุกองค์กรที่รับประมวลผล จัดเก็บ และส่งต่อข้อมูลบัตรเครดิต


13. สร้างโอกาสในการแข่งขัน

บริการไอทีเอาต์ซอร์สสามารถทำให้ธุรกิจสามารถแข่งขันกับคู่แข่งได้ด้วยการปฏิบ