4 วิธีสุดเจ๋ง สำหรับบริหารจัดการเทคโนโลยีในการทำงานแบบ Hybrid Work




หนึ่งปีกว่าผ่านไปแล้วสำหรับการแพร่ระบาดโควิด-19 การปรับตัวเพื่อรับมือกับสถานการณ์ในระยะแรกเพื่อให้องค์กรทำงานต่อเนื่องได้ผ่านพ้นไปแล้ว ช่วงนี้หลายองค์กรจึงหันมาทบทวนการทำงานแบบ Remote กันอย่างจริงจัง ซึ่งรูปแบบหนึ่งที่กล่าวถึงมากและมีการจัดการมากคือการทำงานรูปแบบ Hybrid


การทำงานแบบไฮบริด คือการผสมระหว่างการทำงานที่ออฟฟิศกับการทำงานจากที่ไหนก็ได้ ซึ่งพนักงานทุกคนต้องใช้เวลาทำงานร่วมกันที่ออฟฟิศในบางอาทิตย์ ส่วนที่เหลือก็สามารถทำในสถานที่อื่น ซึ่งการทำงานแบบไฮบริดนี้แหละเป็นปัญหาสำหรับผู้บริหาร เพราะผู้บริหารจะต้องหาวิธีทำงานใหม่ๆให้มีประสิทธิภาพเหมือนเดิม ไม่ว่าจะทำงานที่ใด ต้องศึกษาเรื่องเทคโนโลยี อุปกรณ์ใหม่ๆ และรูปแบบการทำงาน โปรวันจึงขอนำบทความที่น่าสนใจเกี่ยวกับการทำงานรูปแบบ Hybrid work ให้ IT manager ไว้พิจารณาในการเพิ่มการประยุกต์และจัดปรับเทคโนโลยีเพื่อการทำงานแบบไฮบริด


"คำว่า “การทำงานจากระยะไกล” จะหมายถึงการทำงานนอกสถานที่

แต่ตอนนี้คำนี้มันล้าสมัยไปแล้ว”


ผู้บริหารระดับสูงโดยเฉพาะผู้บริหารด้านไอทีมีบทบาทสำคัญมากในการปรับการทำงานแบบ Heybrid ต้องทบทวนและคิดหาวิธีทำงานใหม่ๆสำหรับการทำงาน รวมไปถึงการปรับปรุงสถานที่ทำงาน หาวิธีรับมือกับความเสี่ยงที่ไม่ได้คาดคิด เพื่อจะทำให้การทำงานสำเร็จลุล่วงไปได้ด้วยดี เนื่องจากจะต้องคำนึงถึงเวลาที่พนักงานทุกคนในบริษัทถูกจำกัดพื้นที่ให้การทำงาน ไม่สามารถทำงานแบบเดิมได้ หรือพูดง่ายๆก็คือ ผู้บริหารจะต้องมีวิธีการการทำงานให้พนักงานทุกคนในบริษัทสามารถทำงานตามปกติได้ ถึงแม้ว่าจะเกิดวิกฤตการณ์ใดๆก็ตาม การแพร่ระบาดของโควิด-19 เทคโนโลยีต่างๆ ที่ถูกใช้เป็นประจำในการทำงานเปลี่ยนไปเพียงชั่วข้ามคืนในหลายๆองค์กร โต๊ะกินข้าวในห้องครัวที่บ้านของพนักงานต้องกลายมาเป็นโต๊ะทำงาน เวลาจะประชุมงาน พนักงานต้องประชุมแบบวิดีโอคอล ไม่สามารถมาประชุมที่ออฟฟิศได้เหมือนเก่า หรือในการเชื่อมต่อเครือข่ายสัญญาณอินเทอร์เน็ต ก็ต้องใช้ Wi-Fi ที่บ้านในการทำงาน การดำเนินชีวิตประจำวันก็ไม่เหมือนเดิม สิ่งเหล่านี้ทำให้การทำงานต้องเปลี่ยนไป ผู้บริหารและบริษัทต้องปรับตัวให้เข้ากับสถานการณ์ที่เกิดขึ้น ทำให้เกิดแนวคิดถึงวิธีการทำงานแบบไฮบริด (Hybrid Working) ข้อดีของการทำงานที่บ้านคือ ได้ความสะดวกสบาย แต่ข้อเสียอย่างหนึ่งคือ พนักงานจะไม่เกิดความคิดสร้างสรรค์เนื่องจากอยู่แต่ในบรรยากาศเดิมๆ


Matt Hancock ประธานฝ่ายวิเคราะห์ของ Gartner กล่าวว่า “ถึงแม้ว่า คำว่า “การทำงานจากระยะไกล” จะหมายถึงการทำงานนอกสถานที่ แต่ตอนนี้คำนี้มันล้าสมัยไปแล้ว” ในหลายบริษัทก็เลยเปลี่ยนเป็นการใช้คำอื่นๆให้ร่วมสมัย เข้ากับยุคปัจจุบันมากขึ้น เช่น การเปลี่ยนสถานที่ทำงาน การทำงานแบบผสมผสาน การทำงานที่ยืดหยุ่น หรือการทำงานจากที่ไหนก็ได้ ซึ่งน่าจะเหมาะกับโลกปัจจุบันมากกว่า



4 วิธีที่จะนำผู้บริหารเข้าสู่ยุคใหม่แห่งการทำงาน


1. เปลี่ยนแนวคิดว่าจะทำอย่างไรให้งานเสร็จ (คิดใหม่ทำใหม่เกี่ยวกับการทำงาน)

มีมุมมองหลายๆด้านที่ได้รับการหล่อหลอมและแรงบันดาลใจมาจาก open office ซึ่งก็คือ สถานที่ที่พนักงานทุกแผนกต้องร่วมทำงานอยู่ในห้องเดียวกัน open office ถูกออกแบบมาเพื่อให้พนักงานทุกคนสามารถพูดคุยและทำงานร่วมกันได้ แต่อย่างไรก็ตาม ในโลกยุคปัจจุบัน มีเทคโนโลยีทางด้านไอทีใหม่ๆออกมาเสมอ เช่น อีเมลและการแชทข้อความ ทำให้สามารถรับส่งข้อมูลและข่าวสารกันได้ง่ายมาก ผู้บริหารด้านไอทีจะต้องตระหนักอยู่เสมอถึงแนวคิดด้านการสื่อสารที่เป็นส่วนสำคัญของการทำงานร่วมกันแบบดิจิตอล CIO ต้องมีแนวคิดที่จะนำเทคโนโลยีการสื่อสารมาประยุกต์ใช้ในการทำงานแบบไฮบริดให้เกิดประโยชน์สูงสุดและทำให้ร่วมกันได้อย่างลุล่วงไปด้วยดี เช่น มีการจัดการอบรมและการพัฒนาทักษะ การแลกเปลี่ยนความรู้ต่างๆในการใช้อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ หรือเทคโนโลยีอื่นๆ ซึ่งเป็นสิ่งที่สำคัญมากๆในการทำงานแบบไฮบริด


ก่อนจะเปลี่ยนวิธีการทำงาน ผู้บริหารอาจนำประสบการณ์การพูดคุยเรื่องต่างๆกับพนักงานตอนทำงานที่ออฟฟิศมาพิจารณาก่อนเพื่อที่จะดูว่าวิธีการที่ใช้อยู่จะสามารถเปลี่ยนแปลงไปในทิศทางใดได้บ้างในการทำงานแบบไฮบริด ถ้าดี ก็นำมาใช้กับทุกแผนก ถ้าไม่ดีก็เปลี่ยนเป็นทางเลือกอื่นๆ ยกตัวอย่างเช่น เมื่อพนักงานต้องการติดต่องานหรือมีข้อสงสัยอะไร พวกเขาสามารถเดินไปหาเพื่อนร่วมงานและพูดคุยสิ่งที่พวกเขาต้องการคำตอบได้อย่างมีประสิทธิภาพ แต่เมื่อพนักงานมาทำงานแบบ Work From Home พนักงานอาจจะไม่ติดต่อเพื่อพูดคุยในสิ่งที่ตนเองสงสัยถ้าหากตารางงานของเพื่อนร่วมงานแสดงสถานะ “ไม่ว่าง” ดังนั้นการสร้างตารางในปฏิทินว่า "ว่างวิดีโอคอล" ใครติดต่อมาก่อนก็ได้คุยก่อนจะอาจเป็นอีกวิธีที่ช่วยทำให้สร้างบรรยายกาศเก่าๆในการทำงานในออฟฟิศได้


2. มีจิตวิทยา

มนุษย์เป็นสัตว์สังคมที่ต้องพบปะและพูดคุยกันอยู่เสมอ แต่การต้องพูดถึงเรื่องงานตลอดทั้งวันก็อาจจะทำให้ผู้คนรู้สึกเหนื่อย แต่ถ้าไม่คุยเลยก็จะไม่ได้งาน ดังนั้นผู้บริหารจะต้องมีจิตวิทยาในการทำให้พนักงานสามารถพูดคุยกันเรื่องงานได้ ไม่ว่าพวกเขาจะทำงานอยู่ที่ไหนก็ตาม นอกจากนี้จะต้องทดลองหลายๆวิธีเพื่อหาวิธีที่ดีสุด ยกตัวอย่างเช่น การจัดการประชุมย่อยๆระดับเพื่อนร่วมงานในแต่ละฝ่าย การจับคู่ให้ทำงานร่วมกัน รวมไปถึงการประชุมกันเรื่องปัญหาที่เกิดขึ้นภายในทีม เพื่อไม่ให้เป็นการค้างคาในการทำงานในอนาคต โซลูชันด้านวิดีโอคอลอาจช่วยให้การติดต่อสื่อสารไหลลื่น


3. ลองจินตนาการออฟฟิศแบบใหม่

การทำงานแบบไฮบริดคือ มีพนักงานสามารถทำงานจากที่ใดก็ได้ ซึ่งส่วนใหญ่ก็จะเป็นที่บ้าน และแน่นอนว่าบ้านของแต่ละคนมีบรรยากาศและสภาพแวดล้อมที่แตกต่างกัน ออฟฟิศควรเป็นสถานที่ที่คุ้มค่าต่อการเดินทางมาทำงานและควรถูกมองว่าเป็นประสบการณ์ที่แตกต่างและดีกว่าการทำงานจากที่อื่นๆ ออฟฟิศสามารถช่วยให้ผู้คนเชื่อมต่อกัน


สำหรับการทำงานที่บ้าน ผู้บริหารต้องเข้าใจว่าพนักงานมีกำลังซื้อไม่เหมือนกัน ผู้บริหารควรจำกัดเทคโนโลยีที่ใช้ในการทำงาน ให้มีแต่อุปกรณ์ง่ายๆ ที่ทุกคนมีใช้กันอยู่แล้ว เช่น คอมพิวเตอร์ หรือโน๊ตบุ๊ค และสิ่งที่สำคัญที่สุดคือ ผู้บริหารควรจะต้องทำให้พนักงานรู้สึกสบายใจในการทำงานแบบ WFH


4. ปลูกฝังความซื่อสัตย์และจัดการกับความเสี่ยง

ความซื่อสัตย์ในทุกเรื่องเป็นสิ่งที่สำคัญมากในการทำงานในองค์กร รวมไปถึงการทำงานแบบไฮบริดด้วย ข้อมูลภายในบริษัท วิธีการทำงาน รวมไปถึงการเชื่อมต่อสัญญาอินเทอร์เน็ต ถือเป็นความลับของบริษัท ไม่สามารถเปิดเผยได้ ดังนั้นพนักงานทุกคนจึงต้องมีความซื่อสัตย์อย่างมาก ไม่นำความลับของบริษัทออกไปเผยแผ่ ตัวอย่างเช่น มีพนักงาน 4 คน นั่งทำงานอยู่ในห้องเดียวกัน ทุกคนทำงานคนละบริษัท แต่ใช้สัญญาณอินเทอร์เน็ตจากที่เดียวกัน ก็มีความเสี่ยงที่อาจจะมีพนักงานคนใดคนหนึ่ง แอบขโมยข้อมูลของบริษัทเพื่อนร่วมห้องได้ ดังนั้นการที่ผู้บริหารปลูกฝังความซื่อสัตย์ให้แก่พนักงานจะสามารถรักษาฐานข้อมูลต่างๆของบริษัทได้


การจัดทำนโยบายการรักษาข้อมูลความลับธุรกิจ นโยบายการรักษาข้อมูลส่วนบุคคลตาม พ.ร.บ. คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PDPA) โซลูชันที่จำเป็นในการช่วยลดความเสี่ยงด้าน IT Security จึงเป็นเรื่องที่ผู้บริหารควรทบทวนอย่างจริงจังอีกครั้ง ติดต่อโปรวันไอทีเพื่อรับคำปรึกษาเกี่ยวกับโซลูชันที่จะช่วยการทำงานแบบ Hybrid work เป็นไปอย่างราบรื่น



Cr: https://www.gartner.com


ดู 156 ครั้ง0 ความคิดเห็น